Politique de confidentialité :

INTRODUCTION

Cette politique décrit les pratiques de protection des informations suivies par Vivo Energy (VE, « nous », ou « notre », si la référence à l’entreprise n’est pas explicite) lors du traitement des renseignements personnels que nous recueillons ou recevons au cours de nos activités, notamment par nos services, nos produits, nos sites Internet, ou notre(nos) application(s) utilisateurs et employés.
Cette politique de confidentialité affirme notre engagement à garantir la protection des renseignements personnels des individus et a pour but de vous aider à comprendre nos politiques et pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de conservation, de transfert et d’accès aux renseignements personnels.

Définition des renseignements personnels
On entend par renseignement personnel, toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (appelée « personne concernée »). Une personne identifiable est une personne que l’on peut identifier en particulier, directement ou indirectement, par référence à un identifiant tel que son nom, son numéro d’identification, des informations sur sa localisation, un identifiant en ligne, ou par un ou plusieurs facteurs spécifiques à l’identité physique, psychologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de la personne physique. Les renseignements personnels n’incluent pas les informations qui ont été rendues totalement anonymes et ne permettent plus l’identification de la personne concernée. Les renseignements personnels n’incluent pas non plus les informations relatives à une entreprise, et non à un individu, telles que le nom de l’entreprise, son adresse ou son numéro de téléphone principal.

À qui s’adresse cette politique de confidentialité?
En plus de nos employés, les prestataires et consultants, qui sont nos agents ou travaillent pour notre compte par l'externalisation de services, de produits, de processus ou toute activité commerciale, seront tenus de se conformer à cette politique de confidentialité en notre nom. Les prestataires ou les consultants indépendants seront informés de cette politique de confidentialité, car elle s’applique à notre personnel, aux clients potentiels et/ou existants et aux autres contreparties en relation avec eux. Les co-entreprises qui ne sont pas sous notre contrôle sont encouragées par VE à adopter des pratiques et des normes de confidentialité similaires, conformément aux différentes lois nationales sur la protection des données.

Qui contacter chez Vivo Energy en matière de protection des données ?
Nous nous engageons à répondre et à résoudre vos questions, demandes et/ou réclamations au sujet de vos renseignements personnels et de nos méthodes de collecte ou de traitement. Si vous estimez que nous ne respectons pas les termes de cette politique de confidentialité ou d’autres exigences légales, contactez-nous d’abord à l’adresse ci-dessous, ou par e-mail à data.compliance@vivoenergy.com. Nous effectuerons des recherches et ferons de notre mieux pour résoudre en interne toute réclamation ou tout différend que vous porterez à notre attention en matière d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels.

Le responsable du traitement de vos renseignements personnels est Vivo Energy plc, The Peak, 5 Wilton Road, London, SW1V 1AN, United Kingdom.
Notre responsable de la protection des données est / Responsable éthique et conformité Rita Bouwer, Teleportboulevard 110, 1043 EJ Amsterdam, également joignable par e-mail : Rita.bouwer@vivoenergy.com .

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Renseignements personnels que vous nous fournissez
Nous recueillons les renseignements personnels que vous nous fournissez par le biais de nos sites Internet, et en lien avec des transactions commerciales que nous pouvons effectuer avec vous, et/ou lorsque nous en sommes légalement obligés dans le cadre d’un accord contractuel. Cela inclut les informations que vous pouvez nous fournir dans des contrats de travail, des contrats de service ou dans toute demande de carte de fidélité ou de paiement.
Les renseignements personnels que vous fournissez incluent vos coordonnées de base, telles que votre nom, le nom de votre entreprise, votre titre, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre numéro de fax et votre adresse e-mail. Ils peuvent également inclure des informations sur les produits ou les services pour lesquels vous avez manifesté un intérêt et/ou que vous nous avez achetés. Si vous utilisez une carte de paiement (carte de crédit et/ou de débit) pour nous acheter un produit ou un service, il se peut également que nous collections les informations nécessaires au traitement de la transaction, comme le type de carte, son numéro, sa date d'expiration et toute autre information requise pour traiter votre demande.

Renseignements que vous nous fournissez sur Internet
Les cookies sont de petits fragments de données qui peuvent être stockés dans le terminal des utilisateurs dans le but d'obtenir des informations de configuration et d'analyser les habitudes de navigation de ces utilisateurs. Ils sont couramment utilisés pour connaître les préférences des utilisateurs quant à l’objet du site Internet et rendre leur expérience en ligne plus facile et plus personnalisée. Veuillez consulter la politique sur les cookies Internet applicable pour plus d’informations sur notre utilisation des cookies.
Notre site Internet comprend différents formulaires de demande de contact dans lesquels vous pourrez volontairement saisir vos coordonnées, comme votre nom, votre prénom, votre adresse e- mail, le nom de votre entreprise et votre pays de résidence. Ces informations sont considérées comme des renseignements personnels et seront traitées en tant que tels, conformément à notre politique de confidentialité.
Les informations sur l’utilisation du site Internet peuvent être anonymes. Cependant, si elles sont combinées à vos renseignements personnels d’une manière qui permet raisonnablement de les associer à votre identité, ou sont considérées comme des renseignements personnels en vertu de la loi applicable, elles seront traitées comme tels, conformément à cette politique de confidentialité.

Renseignements que nous pouvons recevoir de nos contreparties
Il se peut que nous recevions des renseignements personnels vous concernant de la part de nos contreparties, qui peuvent nous recommander ou nous suggérer de vous contacter à des fins commerciales. Cela inclut vos coordonnées de base, telles que votre nom, le nom de votre entreprise, votre titre, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre numéro de fax et votre adresse e-mail. Cela peut également inclure des informations sur les produits ou services pour lesquels vous avez manifesté un intérêt ou que vous pourriez être susceptibles de nous acheter, ainsi que des informations sur d'autres sociétés ou personnes avec lesquelles vous faites affaire. Il se peut également que nous obtenions des renseignements personnels vous concernant de la part de nos contreparties dans le cadre de transactions commerciales que vous avez entamées avec nous, par exemple par le biais d’une vérification de crédit ou d'autres processus liés à la transaction.
Nous ne recueillons ni n'utilisons sciemment aucun renseignement personnel d'enfants de moins de seize (16) ans ou d'enfants n’ayant pas les capacités nécessaires pour prévoir les conséquences du traitement de leurs renseignements personnels, sans obtenir le consentement approprié, comme requis par la loi applicable.

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

À des fins commerciales
Nous utilisons vos renseignements personnels pour faciliter nos transactions commerciales en cours ou nos propositions de transactions. Cette utilisation peut servir aux fins suivantes :
▪ Pour traiter des transactions commerciales avec nous ;
▪ Pour établir et tenir à jour des comptes de contrepartie (incluant les clients) afin de fournir les produits ou services requis par vous ou votre entreprise.
▪ Afin de vous enregistrer comme utilisateurs de ces produits ou services pour que vous puissiez y accéder à travers nos sites Internet (incluant tout portail Web), site(s) opérationnel(s) ou autres ;
▪ Pour communiquer avec vous sur nos mises à jour, opérations de maintenance, pannes, ou tout autre problème technique relatif à ces produits ou services ;
▪ Pour vous fournir une formation sur l’utilisation de ce produit ou service ;
▪ Pour vous informer de toute modification de nos politiques ou procédures relatives à l’utilisation de ces produits ou services ;
▪ Pour vérifier l’exactitude des coordonnées de compte ou des coordonnées techniques dont nous disposons pour vous et votre entreprise, en relation avec ces produits ou services ;
▪ Pour répondre aux questions que vous ou votre entreprise pourriez avoir sur nos produits et services.
Nous pouvons être amenés à utiliser vos renseignements personnels pour respecter les lois et réglementations pertinentes relatives aux produits ou services que nous fournissons dans les juridictions dans lesquelles nous (ou nos unités opérationnelles affiliées) opérons.

À des fins marketing
Avec votre consentement ou dans la mesure autorisée par la loi applicable, il se peut que nous utilisions vos renseignements personnels à des fins liées au marketing de nos produits et de nos services, ou de ceux de nos partenaires commerciaux. Cela inclut :
▪ L’envoi de lettres d’information, de communiqués de presse, d’annonces d’événements, ou toute autre communication similaire concernant les produits et services que nous offrons ;
▪ La commercialisation ou la promotion de nos produits et services, incluant des offres d’essai ou un accès limité à certains de nos produits ou services ;
▪ La sollicitation de commentaires de votre part concernant l’amélioration de nos produits ou services ;
▪ Des informations concernant les offres de tiers en lien avec nos produits ou services, que nous pensons susceptibles de vous intéresser ou d’intéresser votre entreprise ;
▪ L’envoi d’annonces ou de demandes au nom d’autres clients à nous qui estiment que vous pourriez bénéficier de l’utilisation de nos produits ou services ; et
▪ À d’autres fins que nous vous communiquons au moment où nous obtenons votre consentement.
Si vous ne souhaitez plus recevoir ce type de communication de notre part, vous pouvez nous contacter à l’adresse data.compliance@vivoenergy.com

Prise de décision/ profilage automatisés
Nous utilisons des logiciels qui nous aident à mieux comprendre comment vous souhaitez que nous communiquions avec vous et si vous êtes susceptibles d’être intéressé(e) par nos produits et services. Par exemple, notre logiciel se base sur nos enregistrements indiquant que vous avez récemment manifesté de l’intérêt pour un certain produit pour nous aider à identifier des produits et services connexes pouvant vous intéresser. Nous pouvons être amenés à utiliser ces informations pour vous contacter à ce sujet par courrier, par téléphone, par SMS ou par e-mail. Si vous ne souhaitez plus recevoir ce type de communication de notre part, vous pouvez nous contacter à l’adresse data.compliance@vivoenergy.com
Recommandations
De temps à autre, il se peut que nous recevions des renseignements personnels vous concernant, de la part de contreparties qui nous recommandent ou nous suggèrent de vous contacter à des fins commerciales. Nous sommes susceptibles de recevoir ce type d’informations parce que vous avez consenti à ce que la contrepartie concernée puisse partager vos renseignements personnels avec d’autres entreprises similaires à ces fins. Si nous utilisons ces informations pour vous contacter, ce ne sera que dans l’optique de savoir si vous êtes intéressé(e) par nos produits ou services, ou ceux de nos partenaires commerciaux. Nous n’utiliserons pas ces informations à d’autres fins sans votre consentement. En outre, si vous nous informez que vous n’êtes pas intéressé(e) par ces produits ou services, nous cesserons d’utiliser ces informations pour vous contacter.
Intégrité des données
Vous êtes responsable de l’exactitude de tous les renseignements personnels que vous nous communiquez. Nous nous efforcerons, dans la mesure du raisonnable, de maintenir l’exactitude et l’intégrité de vos renseignements personnels, et de mettre à jour ces informations comme il convient. Nous prendrons les mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous sont pertinents pour l’usage prévu et sont uniquement utilisés d’une manière compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou autorisés par vous.

PARTAGE D’INFORMATIONS

Interne, au sein de Vivo Energy
VE est une entreprise qui effectue des transactions internationales. De temps à autre, nous pouvons être amenés à partager vos renseignements personnels au sein de VE et de ses filiales. Ce type d’informations peut être utilisé par chaque entité en interne à des fins commerciales, opérationnelles, ou dans le cadre d’une enquête, ainsi qu’à des fins cohérentes avec celles pour lesquelles ces informations ont été recueillies à l’origine ou autorisées ultérieurement par vous.
Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous peuvent être transférés ou stockés dans un autre pays que celui dans lequel ils ont été recueillis. Ils peuvent également être traités par des membres du personnel travaillant pour nous ou l’un de nos prestataires de services hors du pays dans lequel ils ont été recueillis.
Si vos renseignements personnels sont détenus par nous dans l'Espace économique européen (ou au Royaume-Uni), ils seront uniquement transférés (i) à d'autres pays situés dans l'Espace économique européen (ou au Royaume-Uni) ou jugés adéquats par la Commission européenne; et (ii) au pays dans lequel les renseignements personnels ont été recueillis dans le cadre d'un accord intra-groupe incorporant les termes des clauses standard de protection des données approuvées. Une copie de l’accord concerné peut être obtenue en nous contactant à l’adresse : data.compliance@vivoenergy.com .
Externe...en dehors de Vivo Energy
Nous sommes susceptibles de communiquer et de transférer vos renseignements personnels dans le cadre d’une fusion, d’une consolidation, d’une restructuration, de la vente d’actions ou d’actifs, ou tout autre changement corporatif, y compris, sans limitation, lors d’un processus de diligence raisonnable. Dans de tels cas, cette politique de confidentialité continuera à régir l’utilisation et la divulgation de telles informations.
Nous ne partagerons pas vos renseignements personnels avec des tiers extérieurs à VE à des fins marketing sans votre consentement. Toutefois, nous pouvons être amenés à partager ces informations avec nos contreparties telles que décrites, à des fins qui vous ont été communiquées au moment de la collecte de ces données, autorisées ultérieurement par vous ou permises par les lois applicables. De temps à autre, nous pourrons également être amenés à vous demander si vous souhaitez partager vos renseignements personnels avec des tiers afin de recevoir des informations et/ou des offres marketing de leur part ou de la part d’autres personnes. Si vous consentez à partager vos renseignements personnels à ces fins, ils seront soumis aux politiques de confidentialité et aux pratiques commerciales de ces tiers. Si vous décidez par la suite que vous ne souhaitez plus partager vos renseignements personnels avec ces tiers, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse : data.compliance@vivoenergy.com.
Nous pouvons proposer différentes promotions sur nos sites opérationnels, sites Internet ou sur un autre support nécessitant qu’une inscription avec vos renseignements personnels. Si vous décidez de vous inscrire ou de participer à la promotion, vos renseignements personnels pourront être divulgués à des tiers impliqués dans l’administration de la promotion, notamment dans le processus de sélection du gagnant, l'attribution des prix ou toute autre activité légalement nécessaire. En participant à une promotion, vous acceptez les règles officielles qui régissent cette promotion, lesquelles peuvent contenir des exigences spécifiques de votre part, notamment, sauf si la loi l’interdit, l’autorisation pour le sponsor et/ou d’autres parties d’utiliser votre nom, votre voix et/ou votre image dans des publicités ou des supports marketing. Ces règles vous seront communiquées lors du processus d’inscription, et votre consentement sur le traitement des données vous sera demandé à ce moment-là.
De temps à autre, nous pouvons être amenés à employer des prestataires de services pour effectuer des services en notre nom, comme l’hébergement de nos données (y compris vos renseignements personnels), de nos sites Internet, de nos produits et autres applications ; l’envoi d’e-mails et d’autres communications en relation et nos produits et/ou services ; l’exécution et le traitement de commandes de nos produits ou services ; une assistance avec les promotions et conférences en lien avec nos produits ou services, ou ceux de nos partenaires commerciaux ; des services d’analyse, comme ceux en lien avec le suivi de l’utilisation de nos sites opérationnels ou sites Internet ; ou tout autre service administratif. Avant de permettre à ces prestataires de services d’accéder à vos renseignements personnels, nous conclurons avec eux un accord formel afin de garantir qu’ils manipulent et traitent les informations conformément à cette politique de confidentialité et à la législation applicable.

Protections juridiques et application de la loi
Nous pouvons être amenés à accéder, utiliser, conserver, transférer et communiquer à nos contreparties vos renseignements personnels aux fins suivantes :
▪ Pour satisfaire à toute loi ou réglementation applicables, assignation ou processus légal ou réglementaire, si, selon nous, tel est requis ou permis par la loi ou raisonnablement demandé par un organisme de réglementation ;
▪ Pour protéger et/ou défendre cette politique de confidentialité ou d’autres politiques ou conditions d’utilisation applicables de Vivo Energy, y compris l’investigation de toute violation potentielle de celles-ci, et assurer la protection de la sécurité, des droits, de la propriété ou de la sécurité de Vivo Energy ou de l’une de nos contreparties ;
▪ Pour déceler, prévenir ou traiter des activités frauduleuses, des atteintes ou violations de la sécurité ou tout problème d'ordre technique. Cela peut impliquer de permettre à des tiers, tels que des détenteurs de droits d'auteur, des fournisseurs de services Internet, des fournisseurs de services sans fil et/ou des organismes d'application de la loi, d'accéder à vos renseignements personnels et de les utiliser pour vous identifier. Nous pouvons être amenés à prendre n'importe laquelle de ces mesures sans vous en aviser, dans la mesure autorisée par la loi.

Vos autres droits
En tant que personne concernée, vous disposez de droits relatifs au traitement de vos renseignements personnels, y compris, dans certaines circonstances, le droit de :
▪ Retirer tout consentement que vous avez donné, ou êtes censé avoir donné, concernant la collecte ou l’utilisation de vos renseignements personnels.
▪ Demander l’accès à tout renseignement personnel en notre possession et obtenir des informations sur notre traitement de vos renseignements personnels ;
▪ Faire corriger ou supprimer tout renseignement personnel inexact, et faire compléter les informations incomplètes ;
▪ Demander la suppression de vos renseignements personnels ;
▪ Refuser ou restreindre le traitement de vos renseignements personnels (y compris le profilage), notamment lorsque ce traitement est illégal ou n’est plus nécessaire ;
▪ Recevoir vos renseignements personnels dans un format adapté à la transmission à un autre responsable du traitement de données ;
▪ Vous opposer au traitement de vos renseignements personnels à des fins de marketing direct. Vous pouvez faire valoir votre droit de refuser ce genre de traitement en cochant certaines cases sur les formulaires que nous utilisons pour recueillir vos informations. Vous pouvez également exercer ce droit à tout moment en nous envoyant un e-mail à l’adresse :data.compliance@vivoenergy.com.
▪ Empêcher tout traitement susceptible de causer, à vous-même ou à un tiers, un préjudice ou un stress important injustifié ;
▪ Vous opposer à toute décision vous concernant qui serait uniquement basée sur le traitement automatisé (y compris le profilage) et produirait des effets juridiques ou vous affecterait de manière significative ; et
▪ Porter plainte auprès des autorités de contrôle de la protection des données concernées si vous estimez que nous ne respectons pas nos obligations en matière de traitement de vos renseignements personnels.
Vous pouvez à tout moment nous adresser une demande relative à ces droits en nous contactant par e-mail à l’adresse : data.compliance@vivoenergy.com. Toutes les demandes seront traitées avec diligence et toute information à laquelle vous avez droit vous sera communiquée dans un délai raisonnable, sous réserve des exemptions prévues par les lois applicables sur la confidentialité des données.

PROTECTION DES DONNÉES

Sécurité des données
Nous prendrons les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels en notre possession de toute perte, utilisation abusive, accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction. Nous nous efforcerons, dans la mesure du raisonnable, de garantir que vos renseignements personnels sont fiables pour l’usage prévu, exacts, à jour et complets. Si nécessaire, nous prendrons des précautions supplémentaires concernant la sécurité d’informations particulièrement sensibles, telles que les informations de carte de paiement. Bien que nous nous efforcions de sécuriser vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir que ces informations seront protégées en toutes circonstances, y compris lorsque celles-ci échappent à notre contrôle raisonnable.

Conservation des données
Nous ne conserverons pas vos renseignements personnels plus longtemps que l'objet de la collecte ne le nécessite, sauf lorsque cette conservation est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

Application
Nous effectuerons régulièrement des audits internes de conformité et des évaluations de nos pratiques en matière de confidentialité afin de vérifier le respect de cette politique. Nous vous encourageons à poser toute question ou à soulever toute inquiétude que vous pourriez avoir sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels en nous contactant par e-mail à l’adresse :data.compliance@vivoenergy.com .

MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité à tout moment, sans vous en avertir au préalable, dans la mesure autorisée par la loi applicable. Nous vous informerons des changements effectués sur cette politique de confidentialité en publiant la version révisée sur nos sites Internet. Les dits changements prendront effet immédiatement, sauf mention contraire.

Politique de confidentialité de Vivo Energy, dernière mise à jour du 22 Mars 2019.